İtirazın Alınması ve Değerlendirilmesi
Belgelendirilmek amacıyla başvuruda bulunan Başvuru sahibi, adaylar veya belgelendirilmiş kişiler aşağıda verilen konularda herhangi bir yetersizlik veya uygun olmayan işlemle karşılaştığı durumda UYS’ye itirazda bulunabilir:
- Başvuru şartlarına uygunluk
- Sınavın değerlendirilmesi
- Belgelendirme kararları
- Gözetim ve yeniden belgelendirme işlemleri
- Belge iptali, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması işlemleri
- Sınav soruları
UYS tüm itirazları Şikâyet/İtiraz/Öneri Formu ile alır. Kişiler, online olarak web adresimizde bulunan Şikâyet/İtiraz/Öneri Formunu doldurarak ya da posta yoluyla da itirazda bulunabilir. İtirazın sözlü olarak iletilmesi halinde, itiraz sahibi tarafından daha sonra form doldurularak itirazı kayıt altına alınır.
Şikâyet/İtiraz/Öneri Formu içeriğinde;
- İtirazda bulunanın adı
- İtirazın konusu
- İtiraz tarihi
- Kayıt numarası
- Uygulamanın bölüm sorumlusu
- Yapılan faaliyet ve sorunun giderilme tarihi
- DÖF gerekli ise DÖF numarası bulunur.
İtirazı Kalite Yöneticisi alır. Kalite Yöneticisi, alınan itirazı geçerli kılmak için gerekli olan tüm bilgileri 5 gün içerisinde toplar ve bu bilgileri doğrular.
Alınan tüm Şikâyet/İtiraz/Öneri Formları Şikâyet/İtiraz/Öneri Takip Listesinde kayıt altına alınır. Formu alan Kalite Yöneticisi itiraz konusunu çözümlemek üzere öncelikli olarak ilgili sınav evraklarını ve görüntülerini sınavla ilgisi olmayan başka bir teknik personele inceletir.
Teknik personel kayıttan doğrulama yaparak sınav sonucunu değerlendiren Karar Vericinin sonuçları karşılaştırılır ve Şikayet/İtiraz/Öneri Formuna gerekli değerlendirme sonucu yazılarak itiraz sahibine on beş (15) gün içerisinde iletilir. İtiraz sahibinin kendisine iletilen değerlendirme sonucuna yeni bir itirazı olmaması durumunda itiraz Düzeltici Önleyici Faaliyet başlatılmasına gerek kalınmadan kapatılır. Ancak İtiraz sahibi değerlendirme sonucundan memnun olmaz ve itirazını 10 (on) gün içerisinde yenilerse, konu “İtiraz/Şikâyet Komisyonu Listesi”ndeki tanımlanmış üyelerden oluşan İtiraz ve Şikâyet komisyonuna iletilir. İtiraz ve Şikâyet Komisyonu, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç on beş (15) iş günü içerisinde itirazı bir sonuca bağlar ve itirazı yapan kişiye yapılan uygulamalar ve sonuç yazılı olarak bildirilir. Değerlendirme sonucunda itiraz sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılır.
Şikâyetin Alınması ve Değerlendirilmesi
Şikâyetler; başvuru sahibi, adaylar ve belgelendirilmiş kişilerin yanı sıra, işverenler, hizmet alanlar veya ilgili diğer kesimler tarafından sınav sonuç tarihinden itibaren 10 gün içinde yapılabilir.
Şikâyete konu olabilecek durumlar genel olarak şunlardır:
- UYS personelinin, belgelendirme politikasına uygun olmayan davranışları,
- Tüm gizlilik ve güvenlik ihlalleri,
- Belgelendirilmiş kişinin belgelendirme sözleşmesine uygun olmayan işlem ve davranışları
- Mevzuat, kanun, yönetmelik v.b. yasal şartlara uyulmaması,
- UYS’nin kamuya açıklamış olduğu belgelendirme şartlarına uymaması,
- Gerçekleştirilen sınavların tarafsızlık ve bağımsızlık ilkelerine bağlı olarak uygulanmaması,
- Ve belgelendirme süreçleri ile ilgili diğer faaliyetler
Şikâyeti Kalite Yöneticisi alır. Kalite Yöneticisi, alınan şikâyeti geçerli kılmak için gerekli olan tüm bilgileri toplar ve bu bilgileri doğrular.
Alınan tüm Şikâyet/İtiraz/Öneri Formları Şikâyet/İtiraz/Öneri Takip Listesinde kayıt altına alınır. Formu alan Kalite Yöneticisi şikâyet konusunu çözümlemek üzere şikâyeti sınavla ilgisi olmayan başka bir teknik personel ile birlikte inceler. Şikayetin değerlendirilebilmesi için gerekli bilgiler toplanır. Değerlendirme sonucu Şikayet/İtiraz/Öneri Formuna yazılarak şikayet sahibine on beş (15) gün içerisinde iletilir. Şikayet sahibinin kendisine iletilen değerlendirme sonucuna yeni bir itirazı olmaması durumunda itiraz Düzeltici Önleyici Faaliyet başlatılmasına gerek kalınmadan kapatılır. Ancak şikayet sahibi değerlendirme sonucundan memnun olmaz ve itirazını 10 (on) gün içerisinde yenilerse, konu “İtiraz/Şikâyet Komisyonu Listesi”ndeki tanımlanmış üyelerden oluşan İtiraz ve Şikâyet komisyonuna iletilir. İtiraz ve Şikâyet Komisyonu, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç on beş (15) iş günü içerisinde şikâyeti bir sonuca bağlar ve şikâyeti yapan kişiye, yapılan uygulamalar ve sonuç yazılı olarak bildirilir. Değerlendirme sonucunda şikâyet sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılır.
İtiraz, şikayet ve önerileriniz için tıklayınız.